Sprechstunden-Termine online vereinbaren

Online-Terminkalender DGN DocVisit

Immer mehr Patienten möchten ihre Behandlungstermine unabhängig von den Praxisöffnungszeiten und bequem via Rechner oder unterwegs per Smartphone online buchen. Mit dem Online-Terminkalender DGN DocVisit auf Ihrer DGN GUSbox können Sie diesen Service jetzt schnell und mit minimalem Aufwand anbieten – ganz einfach über Ihre Praxishomepage oder Ihre eigene DGN DocVisit-Seite im Internet. Die Online-Terminvergabe entlastet zugleich Ihr Praxispersonal.

Der Online-Terminkalender lässt sich schnell und einfach im DGN Cockpit auf der DGN GUSbox einrichten und per iFrame oder Pop-Up in die eigene Praxishomepage einbinden. Zusätzlich erhalten Sie eine persönliche Internet-Adresse (z. B. ihrname.docvisit.de), unter der Ihre Patienten Termine vereinbaren können. Falls Sie über keine eigene Webpräsenz verfügen, geben Sie einfach diese Adresse an Ihre Patienten weiter. Pro DGN GUSbox können Sie mehrere Kalender buchen und nutzen. Das bietet sich z. B. bei Gemeinschaftspraxen an. Idealerweise nutzt jeder Arzt einen eigenen Kalender.

Mit und ohne PVS-Anbindung nutzbar

DGN DocVisit ist mit und ohne PVS-Anbindung nutzbar. Anwender der Praxisverwaltungssysteme QUINCY, S3 und InterData können DGN DocVisit mit dem Praxiskalender ihrer Arztsoftware koppeln. Online buchbare Termine werden dann direkt im PVS-Kalender markiert, der sich via DGN GUSbox regelmäßig und automatisch mit DGN DocVisit synchronisiert - damit es nicht zu Doppelvergaben kommt. Wenn Sie ein anderes PVS einsetzen, können Sie DGN DocVisit ebenfalls einfach und komfortabel nutzen - dann ohne direkte Anbindung an Ihr PVS.

Einrichten im DGN Cockpit

Zunächst buchen Sie im DGN Cockpit, der Schaltzentrale Ihrer DGN GUSbox (zu erreichen unter http://gusbox.info), die Anwendung "DGN DocVisit" einfach per Mausklick ("Kalender kaufen") hinzu. Sie werden nach Ihrer E-Mail-Adresse gefragt, damit wir Ihnen eine Bestellbestätigung zusenden können. Nach erfolgter Buchung können Sie den Kalender direkt im DGN Cockpit konfigurieren. 

Bitte klicken Sie auf die Screenshots für eine größere Ansicht.

Praxisdaten bearbeiten

Über den blau hinterlegten Button "Praxisdaten bearbeiten" gelangen Sie zu einer Eingabemaske, in der Sie einen Kalendernamen vergeben und verschiedene Funktionen Ihres Kalenders festlegen können. So haben Sie die Wahl, ob in Ihrem Kalender eine 5-, 6- oder 7-Tage-Woche angezeigt werden soll. Zudem können Sie - falls gewünscht - angeben, ob bei der Terminbuchung die Telefonnummer Ihrer Patienten abgefragt werden soll oder ob Sie Online-Termine sowohl für gesetzlich als auch privat Versicherte oder nur für privat Versicherte anbieten. Es ist auch möglich, die Abfrage des Versicherungsstatus komplett auszublenden.

Unter "Stammdaten" hinterlegen Sie den Namen sowie die Adress- und Kontaktdaten Ihrer Praxis, die bei Online-Terminbuchungen per Mail und im Kalendereintrag an Ihre Patienten übermittelt werden. Diese Informationen sind zudem hilfreich für den Fall, dass Sie keine eigene Praxishomepage betreiben und den Kalender mit einer DGN DocVisit-Adresse nutzen möchten. Wenn Sie zusätzlich unter "Praxisinfos" Ihre Praxis näher vorstellen, u. a. über Ihre Fachgebiete, Zusatzqualifikationen, Sprechstundenzeiten und Sprachkenntnisse infomieren, wird Ihre DGN DocVisit-Seite zu einer attraktiven Präsenz Ihrer Praxis im Internet (s. Screenshot rechts).

Einbindung in Ihre Praxishomepage

Wenn Sie eine eigene Praxishomepage betreiben, können Sie DGN DocVisit einfach und bequem darin einbinden. Der Kalender erscheint entweder in einem eigenen Fenster (Pop-Up) oder wird in das Layout Ihrer Website integriert (iFrame). Sie müssen nur den entsprechenden HTML-Code, den Sie in der Box "DGN DocVisit für Ihre Website" im rechten Bereich des DGN Cockpits finden, markieren und in Ihre Website kopieren. 

Terminvergabe mit PVS-Anbindung

Anwender der Praxisverwaltungssysteme QUINCY, S3 und InterData müssen den Kalender jetzt nur noch veröffentlichen und können ihn dann mit dem Praxiskalender ihrer Arztsoftware verbinden. Wie dies genau funktioniert, wird von PVS zu PVS unterschiedlich gehandhabt. Ist dies geschehen, werden die online buchbaren Termine direkt im Praxiskalender verwaltet, nicht im DGN Cockpit. Da die Schnittstelle zwischen Ihrem PVS und DGN DocVisit auf der DGN GUSbox liegt, muss diese natürlich angeschaltet bleiben!

Terminvergabe ohne PVS-Anbindung

Wenn Sie DGN DocVisit ohne PVS-Anbindung nutzen möchten, verwalten Sie online buchbare Termine im DGN Cockpit. Hierfür steht Ihnen wahlweise eine Wochen- oder Listenansicht zur Verfügung. Wenn Sie einen neuen Termin anlegen, können Sie neben dem Datum auch die Uhrzeit und die Dauer bestimmen. Geben Sie auf Wunsch an, ob eine Überweisung notwendig ist oder ob dieser Termin nur für Privatpatienten buchbar ist. Sie haben auch die Möglichkeit, verschiedene Termintypen (z. B. Routineuntersuchungen) oder Terminserien (Wiederholungstermine für einen bestimmten Zeitraum oder bestimmte Wochentage) anzulegen. Mit der neuen Funktion "Praxisurlaub bearbeiten" können Urlaube angelegt werden: Diese werden sowohl online (Patientensicht) als auch in der Terminverwaltung des Cockpits angezeigt. Während des Urlaubs sind keine Online-Termine buchbar.

Service für Ihre Patienten

Auch Ihre Patienten profitieren vom Komfort der Online-Terminvergabe über DGN DocVisit. Die Terminbuchung erfordert nur wenige Klicks und Angaben in einem Webformular. Neu ist - falls von Ihnen gewünscht und freigeschaltet - ein Bemerkungsfeld, dass der Patient füllen kann, z. B. für spezielle Anfragen oder Wünsche.

Damit die Buchung über das Internet vertraulich bleibt, wird sie sicher per SSL an Ihre DGN GUSbox übermittelt. Ist der Wunschtermin noch frei, erhält Ihr Patient eine Buchungsbestätigung, die er wiederum bestätigen muss, sowie einen Kalendereintrag in Form einer ICS-Datei, die er herunterladen kann.

Stornieren von Terminen

In der Bestätigungsmail an Ihre Patienten befindet sich auch ein Link zum Stornieren des Termins. Dieser Link ist bis maximal 24 Stunden vor dem Termin aktiv, storniert den Termin und informiert Ihre Praxis darüber per E-Mail. Klickt der Patient weniger als 24 Stunden vor dem Termin auf den Link, bekommt er den Hinweis, dass eine Online-Stornierung nicht möglich ist und dass er sich direkt mit Ihrer Praxis in Verbindung setzen soll. Auch die Praxis selbst hat die Möglichkeit, einen zunächst angelegten Termin wieder zu stornieren. Lag bereits eine Online-Buchung vor, erhält Ihre Praxis den Hinweis, dass sie den betroffenen Patienten über die Absage infomieren muss.

Vorteile auf einen Blick

  • Schnelle Einbindung des Online-Terminkalenders in die eigene Praxishomepage per iFrame oder Pop-up
  • Einfache Terminbuchung für Ihre Patienten mit nur wenigen Klicks
  • Sichere Übermittlung der gebuchten Termine per SSL an die DGN GUSbox
  • Keine Doppelvergaben von Terminen dank automatischer Synchronisation mit dem Praxiskalender

Weitere Informationen und Bestellmöglichkeit

Autor: Katja Chalupka / Datum: 15.03.2017